Lagi-lagi kita mau ambil ilmu lagi dari https://guruprofesionalyes.blogspot.com//search?q=langkah-langkah-pengelolaan-surat-masuk. Kali ini kita akan cari tahu wacana surat masuk yang sebelumnya kita telah mengetahui prosedur surat keluar. Oke tanapa panjang lebar mari kita simak berikut ini.
Korespondensi dalam kegiatan perkantoran diartikan sebagai teknik menciptakan surat dan berkomunikasi dengan surat. Sedangkan pengertian suratadalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain dengan tujuan memberikan informasi. Apabila surat dari satu pihak kepada pihak lain itu berisi gosip yang menyangkut kepentingan kiprah dan kegiatan instansi yang bersangkutan, surat semacam itu disebut surat dinas atau surat resmi (Sutrisno dan Renaldi, 2006).
Surat dinas ialah surat yang dipergunakan untuk kepentingan pekerjaan, kiprah dari kantor, atau kegiatan dinas. Surat ini berasal dari instansi atau forum baik swasta maupun negeri. Contoh: surat tugas, surat perintah, memorandum, dan surat keputusan. Surat dinas yang berifat perseorangan ialah surat lamaran pekerjaan, surat permohonan izin, dan surat permohonan cuti.
Dalam perkembangannya, tampak bahwa penerbit surat dinas tidak hanya instansi pemerintah. Sabariyanto (1998) mengemukakan bahwa dalam urusan kedinasan biasa ditemukan surat izin untuk tidak masuk kerja. Surat semacam itu tidak semata-mata mengutarakan duduk kasus pribadi, tetapi lebih cenderung berisi duduk kasus kedinasan alasannya ialah pembuat surat ialah seorang PNS, duduk kasus yang dikemukakan dalam surat itu berkaitan dengan pekerjaannya, dan pengajuan izin semacam itu didasari undang undang. Oleh lantaran itu, surat izin semacam itu pantas disebut sebagai surat dinas.
Pengurusan surat sering juga disebut dengan istilah Mail Handling,yang merupakan kegiatan mengirimkan gosip tertulis dari satu daerah ke daerah lain. Dengan kata lain, kegiatan pengurusan surat bukan hanya mendapatkan surat masuk dan mengirimkan surat keluar saja. Tetapi, kegiatan pengurusan surat juga mencakup mengarahkan dan menyalurkan surat ke unit-unit kerja dalam lingkungan suatu organisasi atau lembaga.
Surat-surat masuk ialah semua surat dinas yang diterima oleh suatu instansi pemerintah. Untuk memudahkan pengawasan danpengendalian, penerimaan, pengelolaan surat masuk dipusatkan di kepingan tatausaha atau sekretariat pimpinan. Oleh lantaran itu, jikalau seorang PNS, dari kepingan mana pun, mendapatkan surat masuk dari instansi luar maka langkah pertama yang harus dilakukan ialah menyerahkan surat masuk itu pada kepingan tata perjuangan atau sekretariat.
Setelah surat-surat itu diterima oleh Bagian Penerimaan Surat,selanjutnya surat itu diadakan pengolahan sebagai berikut :
a. Unit Organisasi
Surat-surat dikelompokkan berdasarkan tujuan surat, yaitu kepada pimpinan dan kepada unit organisasi di mana surat itu ditujukan.
b. Macamnya
Surat-surat di dikelompokkan berdasarkan kelompok surat dinas, wesel, giro, surat pribadi, surat dinas, surat tercatat, dan sebagainya.
c. Klasifikasinya
Pemilahan selanjutnya, terutama surat-surat dinas dikelompokkan berdasarkan surat kila/sangat segera (harus diterima dalam waktu 1 x 24 jam), surat segera (diterima maksimal 2 x 24 jam), dan biasa (maksimal 5 hari harus diterima).
d. Kualifikasinya
Selanjutnya surat dikelompokkan berdasarkan surat sangat diam-diam (kode SR = membahayakan keselamatan negara), surat diam-diam (kode R = menimbulkan kerugian negara), surat terbatas/ konfidensial (kode K = hanya diketahui pejabat tertentu), surat biasa (kode B ).
e. Urgensinya
Surat-surat dikelompokkan teleks, faksimile, telegram, radiogram, surat kawat.
Pengelompokan semacam ini maksudnya untuk membantu memudahkandalam penanganan selanjutnya; yaitu selain sanggup diketahui ke mana surat itu harus disampaikan, tapi juga sanggup diketahui surat-surat yang penyampaiannya harus didahulukan.
Langkah pembukaan surat yang paling baik hendaknya dilakukan menyerupai berikut :
a. Surat yang bersampul tertutup memanjang, sebaiknya dibuka dengan memakai pisau. Caranya yaitu letakkan surat itu di atas meja,bagian epilog amplop ada di sebelah atas. Tindih surat dengantangan kiri dan masukkan pisau ke dalam kepingan epilog sampul,kemudian dorong pisau hingga memotong tutup sampul surat. Yakinkan biar surat di dalam jangan hingga terpotong.
b. Sampul yang tertutup melebar, sebaiknya dibuka dengan memakai gunting. Geserkan surat yang ada dalam sampul ke arahbagian yang tidak akan digunting. Caranya yaitu dirikanlah amplop surat, kemudian dihentak-hentakkan perlahan-lahan ke meja. Peganglah surat dengan tangan kiri, selanjutnya dengan menggunakantangan kanan, potonglah kepingan ujung sampul surat dengan gunting.
Saat ini telah tersedia alat pembuka amplop yang digerakkan secara elektronik yakni pegawai hanya memasukkan ujung amplop yang akan dibuka, letakkan secara perlahan dan pastikan tidak hingga merusak surat yang ada di dalamnya. Alat tersebut akan membuka amplop surat tersebutdengan gampang dan cepat.
a. Untuk surat yang sampulnya terbuka memanjang, renggangkanlah kepingan yang terbuka dengan ibu jari kedua tangan, dan ambillah suratdari dalam sampulnya dengan jari-jari tangan kanan. Pastikan bahwa semua surat yang ada dalam sampul telah dikeluarkan.
b. Untuk surat yang sampulnya melebar, tekanlah kedua sisi sampul dengan jari-jari tangan kiri hingga bekas mengguntingnya terbuka. Balikkan amplop surat hingga kepingan bekas mengguntingnya ada di kepingan bawah, kemudian ambil ah surat dari dalam sampul. Pastikan bahwa semua isi sampul telah dikeluarkan dengan baik, jangan hingga ada yang tertinggal.
Apabila surat itu ada alamat dalamnya, maka sampul surat sanggup dipisahkan dan bila tidak ada alamat dalamnya, maka sampul surat harusdilekatkan kepada surat tersebut dengan memakai stapler. Selanjutnya diteliti apakah surat itu untuk pimpinan atau pejabat/unit yang menangani masalahnya. Di samping itu diteliti apakah surat itu ada lampirannya atau tidak. Bila ada, biar dicocokkan dengan keterangannyadan bila lampirannya ini ternyata tidak sesuai, biar dicatat bahwalampirannya tidak sama. Demikian juga bila surat terdiri lebih dari satulembar, biar diusahakan jangan hingga terpisah antara lembar yang satu dengan lembar lainnya.
Pencatatan surat sangat dibutuhkan untuk mempermudahpengendalian surat-surat tersebut. Pencatatan surat masuk pada buku kegiatan dimulai dari nomor 1 pada bulan Januari dan berakhir nomor terakhir dalam satu tahun, yaitu nomor terakhir pada tanggal 31 Desember. Pencatatan surat masuk selalu dilakukan pada setiap terjadipemindahan dan penyimpanan.
Demikianlah langkah-langkah pengelolaan surat masuk semoga bermanfaat.
 |
| Pengelolaan Surat Masuk |
Korespondensi dalam kegiatan perkantoran diartikan sebagai teknik menciptakan surat dan berkomunikasi dengan surat. Sedangkan pengertian suratadalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain dengan tujuan memberikan informasi. Apabila surat dari satu pihak kepada pihak lain itu berisi gosip yang menyangkut kepentingan kiprah dan kegiatan instansi yang bersangkutan, surat semacam itu disebut surat dinas atau surat resmi (Sutrisno dan Renaldi, 2006).
Surat dinas ialah surat yang dipergunakan untuk kepentingan pekerjaan, kiprah dari kantor, atau kegiatan dinas. Surat ini berasal dari instansi atau forum baik swasta maupun negeri. Contoh: surat tugas, surat perintah, memorandum, dan surat keputusan. Surat dinas yang berifat perseorangan ialah surat lamaran pekerjaan, surat permohonan izin, dan surat permohonan cuti.
Dalam perkembangannya, tampak bahwa penerbit surat dinas tidak hanya instansi pemerintah. Sabariyanto (1998) mengemukakan bahwa dalam urusan kedinasan biasa ditemukan surat izin untuk tidak masuk kerja. Surat semacam itu tidak semata-mata mengutarakan duduk kasus pribadi, tetapi lebih cenderung berisi duduk kasus kedinasan alasannya ialah pembuat surat ialah seorang PNS, duduk kasus yang dikemukakan dalam surat itu berkaitan dengan pekerjaannya, dan pengajuan izin semacam itu didasari undang undang. Oleh lantaran itu, surat izin semacam itu pantas disebut sebagai surat dinas.
Pengurusan surat sering juga disebut dengan istilah Mail Handling,yang merupakan kegiatan mengirimkan gosip tertulis dari satu daerah ke daerah lain. Dengan kata lain, kegiatan pengurusan surat bukan hanya mendapatkan surat masuk dan mengirimkan surat keluar saja. Tetapi, kegiatan pengurusan surat juga mencakup mengarahkan dan menyalurkan surat ke unit-unit kerja dalam lingkungan suatu organisasi atau lembaga.
Surat-surat masuk ialah semua surat dinas yang diterima oleh suatu instansi pemerintah. Untuk memudahkan pengawasan danpengendalian, penerimaan, pengelolaan surat masuk dipusatkan di kepingan tatausaha atau sekretariat pimpinan. Oleh lantaran itu, jikalau seorang PNS, dari kepingan mana pun, mendapatkan surat masuk dari instansi luar maka langkah pertama yang harus dilakukan ialah menyerahkan surat masuk itu pada kepingan tata perjuangan atau sekretariat.
Setelah surat-surat itu diterima oleh Bagian Penerimaan Surat,selanjutnya surat itu diadakan pengolahan sebagai berikut :
1. Penyortiran surat
Langkah yang pertama-tama dilakukan oleh Bagian PenerimaanSurat ialah memilah-milahkan surat. Surat sanggup dipilah berdasarkan :a. Unit Organisasi
Surat-surat dikelompokkan berdasarkan tujuan surat, yaitu kepada pimpinan dan kepada unit organisasi di mana surat itu ditujukan.
b. Macamnya
Surat-surat di dikelompokkan berdasarkan kelompok surat dinas, wesel, giro, surat pribadi, surat dinas, surat tercatat, dan sebagainya.
c. Klasifikasinya
Pemilahan selanjutnya, terutama surat-surat dinas dikelompokkan berdasarkan surat kila/sangat segera (harus diterima dalam waktu 1 x 24 jam), surat segera (diterima maksimal 2 x 24 jam), dan biasa (maksimal 5 hari harus diterima).
d. Kualifikasinya
Selanjutnya surat dikelompokkan berdasarkan surat sangat diam-diam (kode SR = membahayakan keselamatan negara), surat diam-diam (kode R = menimbulkan kerugian negara), surat terbatas/ konfidensial (kode K = hanya diketahui pejabat tertentu), surat biasa (kode B ).
e. Urgensinya
Surat-surat dikelompokkan teleks, faksimile, telegram, radiogram, surat kawat.
Pengelompokan semacam ini maksudnya untuk membantu memudahkandalam penanganan selanjutnya; yaitu selain sanggup diketahui ke mana surat itu harus disampaikan, tapi juga sanggup diketahui surat-surat yang penyampaiannya harus didahulukan.
2. Pembukaan sampul
Setelah surat-surat itu dipilah-pilahkan menyerupai di atas, selanjutnya dilakukan pembukaan sampul. Semua surat-surat yang bersampul dibukadengan teliti kecuali surat-surat diam-diam dan surat-surat pribadi.Langkah pembukaan surat yang paling baik hendaknya dilakukan menyerupai berikut :
a. Surat yang bersampul tertutup memanjang, sebaiknya dibuka dengan memakai pisau. Caranya yaitu letakkan surat itu di atas meja,bagian epilog amplop ada di sebelah atas. Tindih surat dengantangan kiri dan masukkan pisau ke dalam kepingan epilog sampul,kemudian dorong pisau hingga memotong tutup sampul surat. Yakinkan biar surat di dalam jangan hingga terpotong.
b. Sampul yang tertutup melebar, sebaiknya dibuka dengan memakai gunting. Geserkan surat yang ada dalam sampul ke arahbagian yang tidak akan digunting. Caranya yaitu dirikanlah amplop surat, kemudian dihentak-hentakkan perlahan-lahan ke meja. Peganglah surat dengan tangan kiri, selanjutnya dengan menggunakantangan kanan, potonglah kepingan ujung sampul surat dengan gunting.
Saat ini telah tersedia alat pembuka amplop yang digerakkan secara elektronik yakni pegawai hanya memasukkan ujung amplop yang akan dibuka, letakkan secara perlahan dan pastikan tidak hingga merusak surat yang ada di dalamnya. Alat tersebut akan membuka amplop surat tersebutdengan gampang dan cepat.
3. Mengeluarkan surat dari sampul
Langkah berikutnya yaitu mengeluarkan surat-surat dari masing-masing sampulnya yang telah dibuka. Mengeluarkan surat dari dalam sampulnya harus dilakukan dengan hati-hati jangan hingga surat ituterkoyak atau robek lantaran ada kemungkinan surat itu masih menyangkutkesampulnya. Cara yang baik, lakukanlah menyerupai berikut :a. Untuk surat yang sampulnya terbuka memanjang, renggangkanlah kepingan yang terbuka dengan ibu jari kedua tangan, dan ambillah suratdari dalam sampulnya dengan jari-jari tangan kanan. Pastikan bahwa semua surat yang ada dalam sampul telah dikeluarkan.
b. Untuk surat yang sampulnya melebar, tekanlah kedua sisi sampul dengan jari-jari tangan kiri hingga bekas mengguntingnya terbuka. Balikkan amplop surat hingga kepingan bekas mengguntingnya ada di kepingan bawah, kemudian ambil ah surat dari dalam sampul. Pastikan bahwa semua isi sampul telah dikeluarkan dengan baik, jangan hingga ada yang tertinggal.
4. Pembacaan surat
Surat-surat yang telah dikeluarkan dari sampulnya, kemudian dibaca dan diteliti apakah surat-surat tersebut ada alamat dalamnya atautidak, apakah surat-surat itu ditujukan kepada pimpinan atau pribadi kepada pejabat/unit yang menangani masalahnya, apakah surat-surat ituada lampirannya atau tidak, apakah surat itu terdiri dari satu lembar atau lebih dan penelitian lain-lain yang ada kaitannya dengan surat tersebut.Apabila surat itu ada alamat dalamnya, maka sampul surat sanggup dipisahkan dan bila tidak ada alamat dalamnya, maka sampul surat harusdilekatkan kepada surat tersebut dengan memakai stapler. Selanjutnya diteliti apakah surat itu untuk pimpinan atau pejabat/unit yang menangani masalahnya. Di samping itu diteliti apakah surat itu ada lampirannya atau tidak. Bila ada, biar dicocokkan dengan keterangannyadan bila lampirannya ini ternyata tidak sesuai, biar dicatat bahwalampirannya tidak sama. Demikian juga bila surat terdiri lebih dari satulembar, biar diusahakan jangan hingga terpisah antara lembar yang satu dengan lembar lainnya.
5. Pencatatan surat
Surat yang sudah diolah menyerupai tersebut di atas, selanjutnyadicatat dalam buku kegiatan berdasarkan pembagian terstruktur mengenai dan kualifikasi masing-masing surat. Di bawah ini pola kolom dalam buku kegiatan surat masuk. Tanggal Penerimaan Surat Masuk | Nomor Urut Agenda | Tanggal dan Nomor Kode Surat Masuk | Alamat Pengirim | Hal | Lampiran | Isi Disposisi |
Pencatatan surat sangat dibutuhkan untuk mempermudahpengendalian surat-surat tersebut. Pencatatan surat masuk pada buku kegiatan dimulai dari nomor 1 pada bulan Januari dan berakhir nomor terakhir dalam satu tahun, yaitu nomor terakhir pada tanggal 31 Desember. Pencatatan surat masuk selalu dilakukan pada setiap terjadipemindahan dan penyimpanan.
6. Pembagian Surat
Setelah surat-surat dicatat dalam buku kegiatan atau Kartu Kendali menyerupai tersebut di atas, kemudian surat-surat itu dikirim kepada pihak yang dituju oleh surat-surat tersebut. Surat untuk pimpinan disampaikan kepadasekretaris pimpinan dan surat-surat untuk pejabat-pejabat/unit yangdimaksudkan oleh surat, disampaikan kepada petugas atau sekretarispejabat yang bersangkutan. Untuk pengiriman, dilakukan lagi pencatatandengan memakai buku pengiriman/buku ekspedisi. Petugas/sekretaris pimpinan yang mendapatkan surat harus membubuhkan tanda terima pada buku ekspedisi.Demikianlah langkah-langkah pengelolaan surat masuk semoga bermanfaat.
Buat lebih berguna, kongsi:
