 |
| Alur Surat Keluar |
Surat keluar ialah surat yang dikirimkan oleh suatu organisasi kepada pihak lain.
- Merupakan tanggapan dari surat masuk atau surat yang diterima
- Karena merupakan kebutuhan.
- Karena akan menawarkan sesuatu hal.
A. Persiapan Membuat Surat
- Menentukan jenis, ukuran dan warna kertas yang sempurna untuk digunakan dalam menulis surat.
- Mengemukakan ide, fakta dan informasi yang lengkap dan gampang dipahami.
- Menentukan bentuk surat yang standar sesuai dengan jenis organisasi.
- Menghindari singkatan-singkatan yang tidak lazim, kata-kata dan istilah yang sulit
- Menggunakan bahasa yang singkat, terperinci dan sopan.
- Menggunakan bahasa yang baku.
B. Pembuatan Konsep Surat (draft)
Konsep surat sebaiknya dibentuk dan disusun berdasarkan bagian-bagian yang lengkap yang mirip bentuk tertentu yang telah ditetapkan oleh suatu organisasi sehingga memudahkan juru tik untuk mengetiknya. Konsep surat yang tidak disusun dengan baik akan menyulitkan juru tik, lantaran beliau harus banyak menyesuaikan antara konsep dengan bentuk surat yang sebenarnya.Ditinjau dari segi pembuatannya, maka konsep surat sanggup dilakukan dengan dua sistem :
1) Sentralisasi
Menurut sistem ini semua pembuatan konsep surat dipusatkan pada unit tertentu yaitu potongan surat menyurat (mail department)
2) Desentralisasi
Konsep surat sanggup dibentuk oleh masing-masing unit atau bagian. Dengan arti kata setiap unit yang ada dalam suatu kantor menciptakan konsep surat sendiri-sendiri sesuai dengan kebutuhan bagiannya.
Dari segi orang yang membuat, konsep surat sanggup dibentuk oleh :
a. Atasan atau pimpinan
Ada 4 kemungkinan pembuatan konsep surat oleh pimpinan :
1) Atasan menciptakan sendiri konsep surat secara lengkap dan mengetiknya sendiri. Biasanya untuk surat yang bersifat rahasia.
2) Atasan menciptakan sendiri konsep surat secara lengkap, kemudian menyerahkan kepada juru tik untuk mengetiknya.
3) Atasan menciptakan konsep surat secara garis besarnya saja dan dilengkapi oleh sekretaris atau pembantunya untuk diselesaikan, kemudian diserahkan kembali kepada pimpinan untuk diperiksa.
4) Atasan menciptakan konsep surat dengan cara mendiktekan kepada sekretaris atau pembantunya.
1. Pendiktean konsep ada dua macam :
1. Pendiktean Langsung
Adalah pengambilan dikte secara eksklusif oleh sekretaris kepada pimpinan dengan menggunakan goresan pena steno.
2. Pendiktean Tidak Langsung
Adalah pendiktean dengan menggunakan mesin penyalin dikte (transcribing machine). Dimana nantinya sekretaris akan menyalin materi rekaman kaset dari pimpinan.
b. Konseptor (orang yang ditunjuk untuk menciptakan konsep surat)
Untuk surat-surat yang sifatnya rutin biasanya pimpinan menyerahkan pembuatan konsep surat kepada konseptor.
C. Persetujuan Konsep Surat
Apabila konsep surat telah final dibuat, maka konsep surat harus dimintakan persetujuan kepada pimpinan. Apabila pada konsep surat terdapat kesalahan atau perlu adanya tambahan, maka konsep surat tersebut dibetulkan oleh pimpinan. Surat yang sudah mendapat persetujuan dari pimpinan. Selanjutnya sebagai tanda persetujuan atas konsep surat itu, pimpinan yang berkepentingan membubuhkan parafnya pada blangko isian lembar konsep.D. Mengagendakan Surat
Setelah konsep surat disetujui, kemudian dicatat kedalam buku jadwal keluar atau buku verbal untuk memberi instruksi atau nomor surat.Misalnya pada baris nomor surat tertulis nomor : 001 / KP / VII / 2006. Artinya :
001 : Nomor urut yang diambil dari buku jadwal
KP : Masalah Kepegawaian (bersumber dari indeks yang digunakan )
VII : Bulan surat dibentuk
2006 : Tahun Surat dibentuk
E. Pengetikan Konsep
Konsep surat yang telah mendapatkan persetujuan dan telah memperoleh instruksi atau nomor surat, kemudian diserahkan pada unit pengetikan. Oleh juru tik konsep surat diketik kedalam bentuk tertentu dengan baik dan rapi.Surat yang diketik harus kelihatan rapi. Harus diketik pada kertas yang bagus, rapi dan sistematis. Sehingga sanggup menarik perhatian bagi orang yang membacanya. Bentuk surat yang digunakan harus sesuai dengan kepentingannya.
F. Pemeriksaan Konsep
Pemeriksaan konsep surat harus dilakukan dengan teliti sehingga konsep surat itu menjadi bentuk surat jadi (net surat), sesudah melalui koreksi kesalahan.Pemeriksaan konsep surat yang telah diketik dilakukan oleh :
a. Pengetik surat (juru tik)
Pemeriksaan dilakukan sebelum diturunkan dari mesin atau sesudah dicetak dengan komputer sebelum diserahkan kepada pimpinan.
b. Konseptor
Setelah diperiksa juru tik, konsep surat diserahkan kembali kepada konseptor untuk diperiksa
c. Penanggung jawab surat
Sebelum menandatangani surat, penanggung jawab surat harus membaca dan menyidik surat terlebih dahulu.
d. Agendaris
Surat yang akan diagendakan /di catat dalam buku jadwal harus pula diperiksa oleh agendaris.
G. Penandatanganan surat
Apabila tidak terdapat lagi kejanggalan atau kesalahan, kemudian surat jadi (net surat) disampaikan kepada pimpinan, atau pejabat yang berwenang untuk ditandatangani. Surat yang akan ditandangani oleh pimpinan sebaiknya diletakkan pada map khusus (signature folder)H. Pemberian Cap Dinas
Surat yang telah ditandatangani oleh penanggung jawab surat, kemudian dicap atau distempel. Bila terdapat surat yang belum diberi stempel maka suarat tersebut diragukan keabsahannya dan dianggap kurang syah. Stempel dibubuhka sebelah kiri menyinggung / menyentuh sedikit tanda tangan.I. Melipat Surat
Surat-surat yang telah ditandangani dan diberi stempel harus dipisahkan. Surat yang orisinil dikirim ke alamat yang dituju dan tindasan atau lembar kedua disimpan sebagai arsip. Untuk suarat yang akan dikirim harus dilipat dengan rapi kedalam bentuk tertentu.Ada 8 cara melipat surat, yaitu : Lipatan Tunggal (Single Fold), Lipatan Ganda Sejajar (Paralel Double Fold, lipatan baku (standard fold), lipatan baku rendah (low standard fold), lipatan akordion (accordion fold), lipatan akordion rendah (low accordion fold), lipatan model prancis (French fold) dan lipatan model baron (baronial fold).
J. Penyampulan surat
Selesai dilipat, surat harus diberi a. Alamat pengirim bila tidak memakai
b. Nomor surat diketi di kiri atas di bawah
c. Cap dinas diterapkan pada amplop dibawah nomor.
d. Stempel bebas bea atau perangko secukupnya.
K. Pengiriman Surat
Pengiriman surat sanggup dilakukan dengan cara :a. Dikirim langsung, surat tersebut dikirim eksklusif atau sendiri oleh kurir ke alamatnya dengan menggunakan buku ekspedisi.
b. Dikirim melalui pos. Pengiriman surat melalui pos harus menggunakan buku pos tercatat.
Pengiriman surat keluar terbagi kedalam dua potongan :
a) Pengiriman surat keluar intern /masih dilingkungan dalam perusahaan, dalam sistem buku jadwal menggunakan buku ekspedisi intern.
b) Pengiriman surat keluar ekstern, menggunakan buku ekspedisi ekstern.
L. Penyimpanan Surat
Surat yang orisinil dikirim kealamat yang dituju. Sedangkan tindasan (lembar kedua) disimpan menggunakan sistem kearsipan yang digunakan oleh suatu organisasi.Demikian perihal Prosedur Surat Keluar, semoga bermanfaat.
Buat lebih berguna, kongsi:
